Eine Checkliste für die Arbeit mit Checklisten

Piloten im Cockpit, Hausfrauen und -männer beim wöchentlichen Einkauf, Schüler bei der Erledigung der Hausaufgaben, Urlauber beim Kofferpacken, sie alle nutzen Checklisten, damit nichts Wichtiges vergessen wird.

Um ein Vorhaben zum Erfolg zu führen, müssen viele Entscheidungen schnell getroffen und steuernde Maßnahmen rechtzeitig eingeleitet werden. Dabei kann leicht ein wichtiger Punkt in Vergessenheit geraten oder übersehen werden. Darum sind Checklisten auch im Management ein wichtiges Werkzeug. Gleichzeitig ermöglichen Checklisten einen guten Status-Überblick. Getroffene Entscheidungen bleiben nachvollziehbar, offene Punkte sind leicht erkennbar.

Nutzenaspekte von Checklisten

Gedächtnisstütze

• Nichts Wichtiges wird vergessen
• Übersicht über die Möglichkeiten
• Hilfe für schnelle Entscheidungen
• Wiederverwendbarkeit in ähnlichen Situationen
• Zunehmende Vollständigkeit und Sicherheit
  

Administrationshilfe

• Nachvollziehbarkeit getroffener Maßnahmen
• Zuordnung von Verantwortlichkeiten
• Überwachung offener Punkte
  

Keine Garantie für die Richtigkeit !!

• Falsche Entscheidungen sind möglich
• Nur "übliche" Aspekte sind enthalten
• Besonderheiten nicht berücksichtigt
  

Bei der Arbeit mit Checklisten haben sich folgende Fragestellungen bewährt, die für jeden Checkpunkt zu durchlaufen sind:

Was bedeutet der Checkpunkt konkret für das Projekt?

• Welchen Einflusscharakter hat der Checkpunkt für mein Projekt?
  wichtig/unwichtig, positiv/negativ, variabel/konstant, beeinflussbar/unbeeinflussbar, ...
  Beispiel: "Kundenzufriedenheit" - sehr wichtig, positiv, begrenzt beeinflussbar, ...
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• Welche (zeitliche) Gestalt hat der Checkpunkt?
  vorhanden/fehlend, machbar/unrealistisch, erlaubt/verboten, zunehmend/abnehmend/gleichbleibend/sprunghaft, linear/nicht-linear, endlich/begrenzt/unbegrenzt ...
  Beispiel: "Kundenzufriedenheit" - aktuell langsam abnehmend, begrenzt (unterhalb eines Grenzwerts ist Kundenverlust zu befürchten) ...
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• Welche Veränderungen von Einflusscharakter und (zeitlicher) Gestalt des Checkpunkts sind möglich?
  Beispiel: "Kundenzufriedenheit" - bei Markteintritt eines Wettbewerbers schneller abnehmend und verschärfter Grenzwert ...
  

Welche Entscheidungen sind zu treffen?

• Welche Handlungsmöglichkeiten haben wir und wie verändern diese Einflusscharakter und (zeitliche) Gestalt des Checkpunkts ?
  Maßnahmen, Termine, Kosten, bewirkteVeränderungen ...
  Beispiel: "Kundenzufriedenheit" - Verbesserung der Systemgestaltung (teuer, langfritig), Verbesserung des Handbuchs (preiswert, mittelfristig), Verbesserung der HotLine-Erreichbarkeit (preiswert, kuzfristig), ...
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• Für welche konkreten Maßnahmen entscheiden wir uns und warum?
  Maßnahmen, Datum, Entscheider, Begründung, Aufwand/Nutzen, Termine, Verantwortlichkeiten, ...
  Beispiel: "Kundenzufriedenheit" - 24x7 Betrieb der HotLine mit Hilfe eines indischen Call-Centers, Kosten: X €, erwarteter Nutzen/Effekt, ab sofort, verantwortlich: Frau Mayer, ...
  

Welche möglichen Konsequenzen sind zu erwarten?

• Was passiert, wenn der Checkpunkt sich anders entwickelt, als erwartet, oder die getroffenen Maßnahmen nicht wie gewünscht wirken?
  Beispiel: "Kundenzufriedenheit" - Weiterhin sinkender Verlauf bedeutet zunehmenden Kundenverlust, ...
  

Wie schützen wir das Projekt vor möglichen Schäden?

• Woran merken wir, dass weiterer/erneuter Entscheidungs- und Handlungsbedarf besteht?
  Beispiel: "Kundenzufriedenheit" - Trendstatistik Kundenzahl, ...
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• Welche vorbeugenden Maßnahmen ergreifen wir zur Schadensbegrenzung?
  Hier ist natürlich der Einflusscharakter und die (zeitliche) Gestalt des Checkpunkts zu berücksichtigen.
  Beispiel: "Kundenzufriedenheit" - Aktion zur Kundenbindung, Preisreduzierung, Verkauf des betroffenen Geschäftsteils, ...
  

Die Beantwortung dieser vier Leitfragen für JEDEN Checkpunkt jeder Checkliste führt zu einer Vielzahl an Überlegungen, Informationen und Entscheidungen. Eine sorgfältige Dokumentation ist daher unerlässlich für den Erfolg.

Da eine Checkliste auf Erfahrungen basiert, kann sie immer nur "übliche" Aspekte beinhalten, niemals aber die Besonderheiten des konkreten Vorhabens. Darum ist es hilfreich, jede Checkliste um folgenden zusätzlichen Checkpunkt zu ergänzen:

... und welche Besonderheiten sind zu berücksichtigen.?